El teletrabajo o la odisea de trabajar desde casa es una mala idea si no lo encaras de forma profesional, ya seas tu propio jefe, un empleado, o un freelance. Si el trabajo a distancia por el rubro en que te desempeñas te agarra desprevenido, tenes que seguir leyendo esta nota que intenta aportar algunos tips y buenas prácticas como así también algunas herramientas, técnicas, liderazgo y estrategias para que tú, tu empresa y tus clientes triunfen.
En redes sociales estaba circulando el siguiente meme, que resalta el factor que está impactando en nuestras vidas y las organizaciones en todo el mundo: el coronavirus.
Desde el inicio de la era digital las empresas innovadoras y las más digitales han estado desarrollando soluciones para ayudar a los más rezagados a cambiar su forma de trabajar, trasladando a sus empleados a posiciones remotas. Recuerdo que allá por el año 2004 un tal Tim O'Reilly y Dale Dougherty, en una conferencia hablaban del boom de la Web 2.0. Querían imponer una agenda que buscaba promover el teletrabajo y mostraba sus beneficios. Hoy después de casi 17 años el teletrabajo es lo que permite que la economía y la sociedad siga moviéndose, aunque falta mucho por recorrer aún.
Llevar la operación de un negocio, empresa o un equipo de trabajo a una dinámica de home office implica más que sólo trasladar a los empleados a sus casas para seguir trabajando con una computadora, una conexión a Internet y su taza. Existe todo un ecosistema que debe tenerse en cuenta alrededor de la persona que genera interferencia. En una situación normal eso no sería tan complicado porque la persona estaría sola en su horario de trabajo. Pero en un contexto de esta índole el trabajo se da en medio de la vida familiar. Esto último genera indefectiblemente ruido e interferencia a la hora de desempeñas sus tareas. Además existen otros factores y elementos importantes para asegurar que una organización opere adecuadamente en una dinámica de trabajo remoto como ser: la cultura organizacional, seguridad de la información, la salud y la implementación de buenas prácticas.
El hecho que lleva a una organización a hacer una transformación hacia el home office implica que la cultura también se adapte. Los buenos hábitos para estar comunicados de forma correcta y compartir información son clave para asegurar la continuidad en el tiempo la operación de una empresa en remoto. Es importante y prácticamente fundamental redefinir estos hábitos y adaptarlos a este nuevo ecosistema para no terminar con síndrome de estar quemado (burnout) o en la mayoría de los casos terminar en malentendidos que afecten negativamente la operación diaria.
Otro de los elementos clave no solo de la cultura organizacional, sino que de cualquier equipo implica fortalecer los lazos sociales entre las partes. Porque al perderse la parte presencial su único vínculo termina siendo una conexión a internet. Para lo cual es necesario sumar otra pregunta sumamente útil:
La comunicación por si misma es sólo un aspecto, pero te invito a que tomes unos minutos y reflexiones sobre cómo ha cambiado en estos últimos tiempos desde que haces trabajo remoto, y también sería bueno compartir con otras áreas si trabajas en una empresa o con otros colegas si eres profesional independiente algunos tips que has probado y han ayudado a implementar una mejora continua en tu empresa. También hay otro aspecto al que debemos enfocar extrema atención, la información (su seguridad) y cómo hacemos uso de ella.
La información siempre fue, a lo largo de la historia, uno de los activos más importantes de una organización y en estos tiempos digitales donde todo está muy accesible y al alcance de la mano su seguridad no es algo que se deba tomarse a la ligera. De hecho, la seguridad de la información es uno de los elementos que funciona como barrera para varias organizaciones impidiéndole trasladar su operación a una dinámica de home office.
La solución está en el conocimiento, el dominio y el gobierno de las tecnologías de la información, esto ofrece normas, estándares, mejores prácticas y herramientas para mantener la información segura. Si bien el concepto de seguridad total no existe hay diversas herramientas que permiten achicar el grado de incertidumbre y control de procesos clásico en materia de seguridad informática. Estás van desde sistemas de autenticación para acceder a la información, redes privadas virtuales (VPN), certificados de seguridad instalados en programas de gestión (SSL), software que te permita gestionar la seguridad por grupos o usuarios hasta hardware del tipo firewall que te permitan tener construir un muro en materia de seguridad digital.
Una recomendación es que te interiorices más sobre estándares y mejores prácticas en seguridad y conozcas en detalle la norma ISO 27001. Esta ayudará mucho a tu organización a establecer un marco lógico de gran referencia en el sector para que la información de una organización o un profesional independiente esté segura y exista una continuidad en la implementación de la operación del negocio, achicando al mínimo la permeabilidad de tu información relevante.
La salud es el elemento clave para alcanzar la innovación en cualquier proceso de cambio o implementación de nuevas tecnologías. capacidad de Innovación está más relacionada con la Salud las personas que nunca. Esta afirmación sigue siendo difícil de ver para muchas organizaciones, será por eso que todavía despierta más interés el término “Big Data” que el de “Empresas Saludables”. Como no podía ser de otra forma la saludo es el elemento clave también para trasladar la operación de una organización de manera remota. Contar con un espacio adecuado, cómodo y seguro para trabajar son dos factores clave, sin embargo, qué pasa con el tiempo y el stress.
Es frecuente ver que los empleados que se introducen en el teletrabajo tienden a perder la noción del tiempo en muchos casos y a extender sus jornadas de trabajo. Esto se da porque muchas veces el ámbito del hogar tiende a generar distracciones que dentro de la organización no pasan de forma tan seguida. Para minimizar este problema es recomendable crear mecanismos para evitar que este tipo de situaciones terminen por desencadenar e incrementar el stress laboral. Finalmente es importante destacar que la persona está trabajando en su ambiente cotidiano y vale recordar que, para muchos empleados, su casa es su espacio personal y trasladar aspectos negativos a sus hogares puede afectar a su salud.
En cierto modo la contingencia global relacionada con el coronavirus aceleró la transformación digital de forma abrupta en muchas organizaciones, negocios y empresas. Teniendo que implementar a la fuerza la adopción del teletrabajo, sin embargo, la calve está en observar cómo inciden estos cambios en las empresas y jerarquías laborales tanto a nivel personal como organizacional. En definitiva, se deben tomar un cumulo de mejores prácticas y acciones que tiendan a optimizar los procesos de adopción de tecnologías del teletrabajo en las organizaciones. Te recomiendo profundizar sobre el tema del Trabajo Remoto para capacitar a todos los actores principales que tiene que llevar adelante este tipo de implementaciones tecnológicas para aprender nuevas ideas para adoptar esta modalidad de trabajo de una mejor manera.